A relação da Gestão Financeira e o Sistema de Gestão da Qualidade

Toda empresa moderna implementa, mesmo que de maneira precária, algum tipo de Gestão Financeira e de Gestão da Qualidade. No entanto, ainda há um grave problema de reconhecimento e falta de compreensão sobre as conexões entre todos os subsistemas de uma organização, incluindo as interfaces entre sistemas e processos de  Gestão Financeira e o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da organização.

Visão Sistêmica

Do ponto de vista da gestão avançada (ou administração), é extremamente importante entender uma organização (principalmente aquelas que visam o lucro) ser percebida de forma holística, como um sistema.

Neste ponto, vale a ressalva de que, embora atualmente, tenhamos a tendência de ligar automaticamente a palavra sistema à um software, devemos nos lembrar que isso não é uma relação obrigatória. A Teoria Geral dos Sistemas (TGS) veio muito antes da popularização dos computadores e o objetivo é entender abstrações considerando entradas (insumos), processamento (transformação), saídas (produtos e serviços) e o ambiente (cultura, política, fornecedores, etc.) no qual uma empresa está inserida.  Portanto, ao falarmos sobre sistemas devemos sempre estar atentos para o fato de um sistema ser uma “abstração” que, muitas vezes, é implementada em forma de software (mas nem sempre).

Um outro pensamento importante para visualizar os processos de uma empresa ocorre com a Teoria Geral da Administração (TGA), que é a base para os pensamentos administrativos e processuais de uma empresa é um corpo de conhecimento constante atualização, assim como os Sistemas de Qualidade – que são, podemos dizer, áreas irmãs que foram muito desenvolvidas com a revolução industrial.

Em poucas palavras, pode-se dizer que a massificação da produção fez com que as empresas precisassem modernizar a administração (para continuar funcionando) e garantir a qualidade de seus produtos e processos.

É necessário entender a organização como um conjunto interdependente de sistemas, cada um com entradas e saídas que influenciam uns aos outros.

A área financeira e a área de qualidade compartilham muitas semelhanças em termos de expectativas de atores externos ao dia a dia da empresa em relação à ambas as áreas. Um exemplo desse relacionamento pode ser expresso ao estudarmos algumas  expectativas dos investidores.

Investidores aportam capital em uma empresa com um objetivo majoritário: obter lucro sobre o recurso investido. Para isso, eles precisam que a empresa cresça,  gere lucro e passe a ser, cada vez mais percebida com positividade no mercado.

Sem um Sistema de Gestão da Qualidade, obter indicadores e gerenciar crises (dois fatores que podem valorizar ou desvalorizar uma empresa) podem se tornar um exercício caótico.

O gestor moderno, principalmente em organizações de médio e grande porte (em especial nas holdings, que controlam grupos de empresas), vivem sob a muita pressão para fazer um controle financeiro detalhado por conta dimensões dos negócios que administram.

A Gestão da Qualidade, nesses cenários, deve ser feita com balanceamento e integração com a Gestão Financeira, pois é senso comum que aspectos técnicos (que influenciam dezenas de indicadores de produção) e aspectos de relacionamento com o público (que influenciam indicadores de satisfação e a imagem da empresa) também influenciam, ao longo do tempo, indicadores financeiros (tão importantes para os grupos empresariais e investidores).

 

 

Princípios da Gestão de Qualidade e a Relação com a Gestão Financeira Empresarial

Seguindo a linha de pensamento da ISO 9001 podemos relacionar alguns princípios que estão entrelaçados com uma boa gestão financeira.

O Foco no Cliente, por exemplo, diz respeito à haver comprometimento em suprir as demandas e manter a base de clientes em um alto nível de satisfação. Já vi, mais de uma vez, relações duradouras começarem a ruir por erros do setor financeiro, são exemplos:

  • Erros em valores de faturamentos
  • Confusões em relação à datas de cobrança
  • Cobranças indevidas
  • Falta de flexibilidade nos sistemas de gestão para tratar situações atípicas
  • Esquecimento de baixa em faturas pagas (cobrança repetida)

Podemos também relacionar o princípio da Abordagem de Processos da norma com as implementações de processos e funcionalidades nos Sistemas de Gestão Empresarial ou ERP – Enterprise Resource Planning (sistema no qual é embarcado o sistema de gestão financeira e contábil).

Os Sistemas de Gestão Empresarial apropriaram-se, desde as primeiras implementações mais populares, da estruturação de processos empresariais de ponta a ponta (da aquisição de matéria prima ao registro de venda e contabilização).

Isso é facilmente observável nos sistemas (softwares) porque eles são sempre organizados em módulos que, mesmo sendo subsistemas sem-isolados conversam. Um colaborador do setor de compras (comprador) ao terminar o processo de orçamento, recebe a informação do setor financeiro sobre o provisionamento do recurso para a compra. Depois da aquisição ter sido efetivada, o sistema informa automaticamente o setor de controle de estoque ou armazenamento sobre a previsão de datas para recebimento do lote de produtos.

O elo mais forte é a Tomada de Decisão

Mesmo havendo várias interseções entre as áreas, o vínculo mais forte talvez esteja no princípio da Tomada de Decisão Baseada em Evidência.

Claramente, a funcionalidade de geração de consultas e relatórios financeiros dos Sistemas de Gestão Empresarial estão entre as mais utilizadas pelas camadas gerenciais e estratégicas das lideranças empresariais.

A necessidade de tomar decisões baseadas em evidência já foi muito mais além do básico processo de verificação de uma informação de estoque para solicitar a compra de insumos. Os ERPs estão cada vez mais sofisticados e aos poucos vão incluindo funções de Business Intelligence e fornecendo dados para sistemas de Business Analytics (que utiliza estatística para gerar análises preditivas).

Uma boa gestão financeira, apoiada por um Sistema de ERP Online completo, fornece indícios e indicadores importantes para o Sistema de Gestão da Qualidade.

Recursos e Referências

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